Uitdaging 5: de alledaagse uitdagingen 

De eerdere 4 uitdagingen hingen nauw samen met het fusieproces. Er waren nog meer beren op de weg. Tijdens het implementatietraject kregen we ook te maken met een waslijst aan alledaagse uitdagingen.

Graag zet ik er een aantal ter illustratie op een rij:

·         Mobiliseren van 400 medewerkers en medisch specialisten voor de bemensing van de taak- en aspectgroepen

·         Organiseren van het testen

·         Opleiden van 3.500 medewerkers

·         Op poten zetten van de Nazorg-organisatie

·         Controleren van honderden werkplekken, printers, labelprinters en scanners

·         Inregelen van de zonering voor printers en scanners

De basis voor succes

Halverwege de reviewfase (zomer 2016) stapten we plotseling over van de HiX 6.0 implementatie naar de kersverse opvolger: HiX 6.1. Deze beslissing impliceerde een behoorlijke verzwaring van het toch al overvolle programma. De voordelen van deze upgrade wogen zwaarder en gaven de doorslag om deze stap te zetten. 

Planning

·         Begin 2016 legden we de planning van het programma contractueel vast:

·         Start van de reviewfase (eind april)

·         Deel 2 van de reviewfase (na de zomerperiode)

·         Integrale procestesten (oktober)

·         Opleidingen (november)

·         Organisatiebrede Big Bang Go Live van HiX (25 november)

Prestatie van formaat

De planning was gehaald én alle programmaresultaten zijn gerealiseerd. Dat was een prestatie van formaat, gelet op de enorme scope, de extra uitdaging vanwege de fuserende organisatie én de late switch naar HiX 6.1. Het resultaat was te danken aan de geweldige inzet van de Alrijne medewerkers, de goede en doelgerichte samenwerking tussen het programmamanagement, de Raad van Bestuur en het management van Chipsoft. Zoals gezegd: een huzarenstukje!

De eerste ervaringen

HiX 6.1 draait nu enkele maanden op volle toeren: de stemming is nog steeds positief. Natuurlijk moeten we soms issues oplossen. Het gros hiervan behelst de verdere harmonisatie van de processen binnen het ziekenhuis. Niet vreemd voor een organisatie die zo sterk in ontwikkeling is. De voorbereidingen voor het programma HiX fase 2 zijn inmiddels in volle gang. Zo start binnenkort het project ‘Optimaliseren Patiëntenlogistiek’, dat de extra mogelijkheden van het Zorgportaal benut én gebruikmaakt van aanmeldzuilen. Ook worden de eerste pilotprojecten ‘eHealth’ opgezet.

Randvoorwaarden invullen

AusserhoferBos kijkt met plezier terug op dit uitdagende project op het snijvlak van een omvangrijke organisatieverandering en een vergelijkbare ICT-vernieuwing. Het is cruciaal om risico’s te onderkennen en hier continue op te anticiperen. Daarnaast is het doorslaggevend om zorg te dragen voor een leidende, verbindende en inspireerde samenwerking op alle lagen van het programma. Succes ligt binnen handbereik als we de randvoorwaarden goed invullen.

Rol AusserhoferBos in projectteam

·         Onno Kooijman: projectmanager op de onderdelen Interfaces, Omnummer en PACS-2

·         Peter Bos: adviseur van de verantwoordelijke bestuurder van Alrijne over het programma (vanaf januari 2016) en programmadirecteur (vanaf mei 2016)

·         Martijn Hollemans: projectmanager van de ‘speciale werkplekken’ in de periode voor de Go Live